Auditorium es la unidad de eventos de Agencia Ferrara en Santa Marta. Con capacidad para 1.200 personas y 46 parqueaderos, pasó de no tener presencia web a capturar y seguir cada cotización con FORGE.
En la industria de eventos corporativos, graduaciones y congresos, el tiempo de respuesta determina el cierre. Un cliente que busca cotizar un salón para 500 o 1.000 personas suele escribir simultáneamente a 3 o 4 recintos. El primero en responder con información clara, presupuesto estructurado y disponibilidad suele quedarse con la oportunidad.
““El 96% de la gestión comercial de Auditorium se encuentra operando en producción viva, eliminando el tiempo muerto entre la cotización y el cierre.”
— DATO / DECLARACIÓN CLAVE
Auditorium, la prestigiosa unidad de negocio de la agencia Ferrara en Santa Marta, cuenta con una infraestructura física envidiable:
Sin embargo, antes de la intervención de FORGE by RENS, su presencia digital dependía de una cuenta de Instagram. Cada cotización llegaba como un mensaje directo o un chat de WhatsApp sin canalizar, corriendo el riesgo de quedar traspapelada o demorar horas en ser atendida por un asesor.
FORGE construyó un sistema integral de captura, cotización y gestión operativa adaptado a la dinámica de Auditorium:
Se implementó una aplicación web progresiva de alta velocidad que canaliza los prospectos. Cada solicitud de cotización entra directamente a un panel comercial con asignación automática por asesor.
El formulario de cotización dispara un mensaje instantáneo de confirmación por WhatsApp al prospecto, adjuntando la ficha técnica básica del espacio y notificando en tiempo real al equipo comercial.
Al formalizar una reserva, el sistema habilita una segunda etapa para registrar los datos contractuales y sugerir servicios adicionales clave: catering, personal de protocolo, sonorización y salas VIP con clima propio.
De acuerdo al aforo estimado del evento, el sistema calcula la plantilla requerida (acomodación, parqueadero, logística interior, aseo) evitando la confección manual de cuadrantes.
Tras finalizar el evento, el sistema automatiza la encuesta de satisfacción e invita al cliente a dejar referidos o reseñas para futuras fechas.
““La automatización comercial no se trata de reemplazar el trato humano, sino de eliminar el tiempo muerto entre la intención del cliente y la acción comercial.”
— DATO / DECLARACIÓN CLAVE
El caso Auditorium demuestra que la automatización comercial no se trata de reemplazar el trato humano, sino de eliminar el tiempo muerto entre la intención del cliente y la acción comercial. Con el 96% del sistema en producción viva, Auditorium cuenta hoy con un engranaje robusto que protege cada lead y respalda la operación de su equipo.
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